Værktøjer

I forbindelse med, at man som arbejdsgiver og virksomhed rekrutterer og ansætter nye kolleger, kommer man helt givet til at være en del af ansættelsessamtaler mellem virksomhed og kandidater. Det kan derfor være gavnligt at forholde sig til, hvordan man gerne vil holde disse samtaler, og hvad man skal være særligt opmærksom på, da det også bliver et ”ansigt udadtil” og dermed branding for virksomheden ift. fremtidige kolleger. 

Inden samtalen er det vigtigt at have læst både ansøgning og CV igennem på dem, man skal have til samtale. Herudfra kan man skrive nogle spørgsmål ned, som man gerne vil have svar på og nå igennem i løbet af samtalen og også undervejs udvise interesse for kandidaten ved, at man kan tale om elementer fra ansøgningsmaterialet. 

Start med at præsentere jer selv rundt om bordet. Og lad herefter ansøgeren selv fortælle om baggrund for at søge, CV og de valg, vedkommende har truffet. Hvis I har brug for yderligere spørgsmål, er der inspiration nedenfor.

Det har siden 22. juni 1993 været lovpligtigt, at alle medarbejdere skal have en ansættelseskontrakt. Ansættelseskontrakterne er - udover det lovplig tige - også vigtige at have for både virksomhed og medarbejder, både til at afhjælpe uklarheder, finde tilbage til gældende aftaler om fx opsigelsesvarsel, løntrin mm. 

Internt håndteret af fx hr eller med ekstern hjælp

For eks.: Vurdering af jobprofil og stillingsbeskrivelse – rettelser hertil - Udarbejdelse af stillingsopslag - Valg af medier til annoncering - Evt. nedsættelse af ansættelsesudvalg - Udarbejdelse af informationsmateriale til ansøgere - Oprette projekt i HR-system til håndtering af ansøgninger - Håndtering af indkomne ansøgninger 

Et godt forarbejde er utroligt vigtigt for at sikre en succesfuld rekruttering, og store besparelser kan opnås ved at effektivisere de mange administrative opgaver. Mange virksomheder har egen HR-afdeling, som naturligt nok står for rekrutteringen, de har erfaringen og indsigten i, hvad der fx må spørges om, hvilke profiler, der er behov for osv. Her er der typisk en person med fra HR samt lederen af den afdeling, der søger den nye medarbejder. Der kan også til samtale nr. 2 være en kollega eller anden mellemleder med til samtalen. 

Dato, Medarbejdernes navn, Afdeling, Medarbejder ID/nummer

Stillingsbeskrivelse for navn: Titel: Refererer til:: Afdeling: Organisatorisk placering: Udarbejdet af: Titel på stillingen: Formål med stillingen: Ansvarsområde: Primære arbejdsopgaver: Vigtigste samarbejdsrelationer – eksternt og internt: Personaleansvar: Dato:

Titel: Finance Manager Refererer til: Peter Clausen Afdeling: Finans Udarbejdet af: Helle Jensen, HR Titel på stillingen: CFO/Finance Manager Formål med stillingen: Organisatorisk placering: Økonomiafdelingen/Finance 

Udover at sende en velkomstmail til den nyansatte medarbejder, er det god ide at forberede sig grundigt ift. at modtage den nye kollega. En god start er vigtig – og hvis der ikke er taget hånd om flere ting i opstarten, kan det få den nye medarbejder til at blive utilfreds og måske sige sit job op hurtigt igen. Og en ansættelsesproces er bestemt ikke gratis – og der kommer til at gå endnu længere tid, inden endnu en ny reelt får sin opstart og kan tage fra på opgaver i afdelingen. 

ANSKAFFELSER: Computer – husk at tjekke, at det er med de rigtige programmer Ny arbejdsmail Adgangskoder til programmer og systemer Evt. arbejdsmobil – husk også evt. adgang til mail mm. herfra Adgangskort Evt. Visitkort/elektronisk visitkort Kontorudstyr: skrivebord, stol, mus, musemåtte mm.

Rigtig mange ansættelsessamtaler indeholder brug af en eller anden form for test. Der er flere forskellige testværktøjer på markedet, nogle arbejder med en decideret test, andre med præferencer for en bestemt adfærd. Ordet test bruges bredt, men kan derfor også dække over mange forskellige former for test, som fx IQ-test, personprofil, personlighedstest mm. 

STILLING, Ansøgers navn, Til job som. Dato, Navn, Nuværende job, Relation til ansøger, Telefon og/eller mail

Som virksomhed har man en forpligtelse til at sørge for, at arbejdet kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt – og også overholde alle gældende sikkerhedsregler. 

I det fysiske blad tages der særligt hensyn til, at det ikke skal have nyhedsværdi og dermed være forældet, når bladet udkommer. Det skal også kunne tåle at blive læst af udefrakommende, hvis bladet ligger frit i kantine, skal kunne sendes til kunder/leverandører mm. Eksempler på emner, der kan tages op.

Problemerne forsvinder ikke af sig selv. Svære samtaler omhandler emner eller situationer, som på en eller anden vis påvirker medarbejderens fremmøde og indsats på arbejdspladsen. Svære samtaler tager emner som fravær, mistrivsel, utilstrækkelig arbejdsindsats, mobning, samarbejdsvanskeligheder eller misbrugsproblemer op. 

Gennem mere end 20 år har erhvervslivets mænd og kvinder givet mig deres fortrolighed og tillid. De har fortalt mig deres hemmeligheder, deres drømme og deres frygt. De har svaret på mine spørgsmål, lyttet til mine råd – og indimellem fulgt dem. Deres historier lever i mit hjerte. Alle sammen.

INDHOLDSFORTEGNELSE  Introduktion til ”virksomhedens navn”, Historie, Organisation, Mission, vision og værdier, Socialt ansvar, Social kapital, CSR og ESG, Intern kommunikation og nyhedsbreve, osv.

Det er på mange arbejdspladser en helt naturlig del af hverdagen at holde møder - og nogle steder mange møder... Møder er også et emne, der har været drøftet på mange arbejdspladser ift. om der holdes for mange møder, om de er effektive nok, om man får besluttet nok osv. Der afholdes ligefrem kurser i “effektive møder” og “god mødeledelse” mm. Så ingen tvivl om, at det er et emne, der drøftes og kan f indes forskellige holdninger til.

Alle virksomheder har en generel interesse i at skabe så gode resultater som muligt. Mange kommer derved til at holde fokus på, om bundlinjen og indtjeningen ser fornuftig ud. Ofte hænger det sammen med, om medarbejderne er glade for at være der, for så yder de en endnu større indsats, end hvis de er trætte af deres job. Man ved fra undersøgelser, at jo højere trivsel, jo højere produktivitet og jo lavere sygefravær. 

Det er sjældent nogen behagelig situation, når en medarbejder skal afskediges. Derfor er det vigtigt, at man har gjort sit forarbejde grundigt og har gennemtænkt hele processen. Herunder hører også, at I har planlagt samtalen grundigt - så langt, som man nu kan på forhånd. Og husk hele tiden på, at der er kolleger, der kan stå tilbage og have mistet en måske god kollega, eller mistet ressourcer i en travl hverdag. Der skal være plads til, at de kan stille spørgsmål også - og evt. også reagere. 

Årsagen til at en medarbejder afskediges kan være mange. Det kan dels skyldes virksomhedens forhold såsom nedskæring, opgaver, der bortfalder, omstrukturering eller andet, og dels være pga. medarbejderforhold, som fx manglende kompetence eller illoyalitet. Hvordan en opsigelse bliver modtaget, afhænger af grundlaget for afskedigelsen, kulturen i den pågældende branche/virksomhed og ikke mindst oplevelsen af fratrædelsesforløbet. Ved afskedigelse af en medarbejder kan det være hensigtsmæssigt at følge en fastlagt procedure for at sikre, at afskedigelsen foregår forsvarligt, værdigt - og ikke mindst i overensstemmelse med gældende lovgivning.

En veltilrettelagt kommunikationsplan er et vigtigt element for at skabe gode betingelser for en vellykket fratrædelsesproces. Enslydende, åben og ærlig kommunikation er et effektivt middel til at undgå rygtedannelse og utryghed på arbejdspladsen hos både den/de afskedigede og de tilbageværende medarbejdere. Det bidrager til, at virksomheden hurtigst muligt kan falde tilbage til en normal arbejdsgang – og ikke mindst kan fremstå troværdige både internt og eksternt. For at få det bedste udbytte er det en god idé at opfordre alle medarbejdere til at indgå aktivt i en dialog, stille spørgsmål og tage del i kommunikationen.

Mange virksomheder benytter sig i dag af “outplacement” - men hvad er det – og hvorfor er det en god ide? Outplacement er en mulighed, som virksomheder kan benytte sig af, som et ekstra tilbud om professionel jobrådgivning til den eller de medarbejdere, en virksomhed har opsagt. Der laves som regel en aftale med en udvildig ekstern konsulent eller jobrådgiver, som hjælper den opsagte med jobsøgning. En jobsøgning, som for nogen måske er meget lang tid siden, man sidst har prøvet. 

Hvis en virksomhed har besluttet sig for, at alle, der forlader virksomheden, skal tilbydes et exti-interview, så gælder det også de afskedigede medarbejdere. Der er forskel på at interviewe en medarbejder, der selv siger op og en medarbejder, der er blevet sagt op. Det siger sig selv. Der kan være mange negative ting og tilbagmeldinger fra en medarbejder, der er blevet fyret, hvor det ikke giver mening at lave et interview. Men hvis man tilbyder alle et interview, så bør man som minimum overveje, hvilke spørgsmål, der er relevante at stille.  Herudover kan man også vælge at lave et interview – men dog uden at lade tilbagemeldingerne indgå i statistikken, da der i mange tilfælde bliver sagt negative ting på grund af fyringen, som måske ikke er gældende for resten af virksomheden ift. at bruge info til statistikformål.  

Der er meget at forberede og planlægge, før man tager skridtet om at afskedige en medarbejder. Det dækker både over ens egen forberedelse som chef (der typisk skal stå for fyringen), og det gælder også samtalen og hele processen, så man så værdigt som muligt kan tage afsked med en medarbejder. 

Denne skabelon er udarbejdet til brug i situationer, hvor en medarbejder skal bortvises med øjeblikkelig virkning som følge af grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Skabelonen sikrer, at bortvisningen kommunikeres klart og i overensstemmelse med gældende ansættelsesretlige regler. Vær opmærksom på, at bortvisning bør ske uden unødig forsinkelse og bør altid kunne dokumenteres.

Denne skabelon er udarbejdet til brug ved ansættelse af funktionæransatte og lever op til kravene i ansættelsesbevisloven. Den kan anvendes som grundlag for både fuldtids- og deltidsansættelser og indeholder de centrale vilkår, der bør fremgå af en funktionærkontrakt.
Skabelonen er opbygget med standardbestemmelser, men bør tilpasses den konkrete stilling og virksomhedens praksis. Vær særligt opmærksom på overenskomster, individuelle aftaler og eventuelle særlige forhold, der kræver tilføjelser eller ændringer.

Denne skabelon anvendes ved opsigelse af en medarbejder fra arbejdsgivers side og indeholder de nødvendige elementer for at sikre en korrekt og saglig meddelelse. Skabelonen er udarbejdet i over-ensstemmelse med gældende ansættelsesretlige regler og kan anvendes både ved funktionær- og ikke-funktionæransættelser. 
Husk at overholde gældende opsigelsesvarsler, og vær opmærksom på eventuelle regler i funktionærloven, overenskomster eller individuelle kontrakter. Det anbefales at sikre dokumentation for forløbet og at foretage en konkret vurdering af, om opsigelsen er sagligt begrundet.

Denne skabelon til privatlivspolitik for medarbejdere giver overblik over, hvordan virksomheden behandler og beskytter personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet.
Politikken indeholder information om, hvilke typer oplysninger der indsamles, hvordan de anvendes, og hvilke rettigheder medarbejderen har i forhold til sine data. Den bør tilpasses virksomhedens faktiske praksis og kan med fordel udleveres i forbindelse med ansættelsen eller ved større ændringer i behandlingen af personoplysninger.

Denne skabelon anvendes til at indhente medarbejderens samtykke til brug af portrætfoto i forbindelse med virksomhedens interne eller eksterne kommunikation – fx på hjemmeside, intranet, nyhedsbreve eller sociale medier.
Samtykket dokumenterer, at medarbejderen frivilligt har accepteret brugen af billedmateriale til de angivne formål. Erklæringen bør opbevares som dokumentation og opdateres ved ændringer i brugen af billeder eller formål.

Denne skabelon anvendes ved udstedelse af en skriftlig advarsel til en medarbejder. En advarsel bruges typisk til at påtale uacceptabel adfærd eller manglende overholdelse af arbejdspladsens reg-ler og retningslinjer – og til at tydeliggøre, hvilke konsekvenser gentagelser kan få.
Skabelonen er udformet med fokus på klar kommunikation og korrekt dokumentation. Den bør tilpasses den konkrete situation og indeholde en præcis beskrivelse af hændelsen, forventninger til fremadrettet adfærd samt mulige konsekvenser ved manglende forbedring.

Denne skabelon anvendes ved ændringer til en eksisterende ansættelseskontrakt, fx i forbindelse med ændret stillingsindhold, arbejdstid, lønforhold eller andre væsentlige vilkår. Tillægget fungerer som et supplement til den oprindelige kontrakt og skal underskrives af begge parter for at være gyldigt.
Vær opmærksom på, at væsentlige ændringer som udgangspunkt kræver medarbejderens accept. Skabelonen bør derfor tilpasses den konkrete situation og udformes med tydelig angivelse af, hvilke vilkår der ændres.

Denne skabelon er udarbejdet til brug ved ansættelse af timelønnede medarbejdere med et uforudsigeligt eller variabelt arbejdsmønster – fx ved tilkald eller løbende behov. Kontrakten tager højde for de særlige krav til information om referenceperioder, varsling af arbejdstider og minimumsbetaling ved fremmøde.

Skabelonen opfylder de formelle krav i ansættelsesbevisloven og bør tilpasses den konkrete ansættelse, herunder hvilke rammer og procedurer virksomheden har for indkaldelse og aflysning af vagter.